Juhlissa riittää valmisteltavaa ja suunniteltavaa. J-Men pyrkii virtaviivaistamaan prosessia karsimalla viestintää ja kasaamalla kaiken tiedon yhteen paikkaan, Checkilistaan. Alla karkea aikajana juhlaan valmistautumisesta. Mitä pitää tietää ja milloin?
Varaus, 0-24kk ennen pääpäivää
Hääbändin matka kohti juhlia alkaa päivän lukitsemisesta tilaajan kanssa. Päivä varataan ja tilausehdot astuvat voimaan. Meillä J-Menin kanssa on käytössä Suomen ohjelmatoimistot ja agentit ry:n "yleiset ohjelmatoimitusehdot" (luettavissa täällä), jotka toimivat molempien osapuolien turvana, jos jotakin yllättävää tapahtuu missään vaiheessa varauksen ja laskun maksamisen välillä
Checklist, 2-3kk ennen pääpäivää
J-Men lähettää esitäytetyn hääbändin checkilistan n. 2kk ennen juhlia. Tähän yksinkertaiseen tekstitiedostoon tilaaja täyttää kaikki bändin tarvitsemat tiedot niin aikatauluista kasaamisineen ja soittoaikoineen kuin toivekappaleista ja ruokailustakin. Tärkeänä yksityiskohtana yhteystiedot ENNEN juhlia ja yhteystiedot juhlapäivänä. Joskus bändin tarvitsee kysyä tilasta tai ohjelmasta jotakin juhlan aikana ja siinä kohtaa on parasta, jos juhlaparin ei tarvitse miettiä käytännön asioita. Tällöin esimerkiksi kaaso tai bestman on paras apu!
Checklistin palautus, 1kk ennen pääpäivää
Tiedosto palautetaan täytettynä. Tässä kohtaa bändin puolelta kaikki pitäisi olla selvää ja hääpari voi keskittyä miettimään vielä viimeisiä tanssiaskeleitaan ja muita viimeistelyjä järjestelyissä.
Hyvin valmisteltu on jo puoliksi juhlittu. Lyhyemmätkään varoitusajat eivät ole aiheuttaneet suurempia ongelmia, mutta hyvä suunnittelu lievittää stressiä ja auttaa keskittymään olennaiseen itse juhlissa - eli siihen juhlimiseen!
Kovaa ajoa! Hard Drive!
<3: Jiit